【職場電郵禮儀】你需要學識的中文電郵格式 附範本參考

職場禮儀

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By Tina Chau
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Article Cover Image (TechJobAsia)

電郵已經成為工作上主要的溝通工具之一。對於在香港的商業環境中工作的人來說,學習適當的中文電郵格式是非常重要的,因為它體現了你的專業形象和溝通能力。在這篇文章中,我們將為你介紹你必須要學懂的中文電郵格式,並附上一些範本供你參考。

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一、電郵主題(Subject)

在寫電郵時主題應該要清晰、簡潔並具有描述性。主題應該能夠讓收件人迅速了解郵件的內容和目的,切忌太冗長太拖泥帶水。以下是一些常見的電郵主題範例:

  • 培訓講座邀請
  • 會議通知:日期、時間和地點
  • 申請休假
  • 尋求合作機會

二、問候語(Greeting)

在中文電郵中,問候語通常放在郵件的開頭,選擇一個適當的問候語可以展示你的禮貌和尊重。以下有一些常見的問候語:

  • 尊敬的:用於正式場合,如向上司或客戶發送郵件。
  • 你好:用於與同事或熟悉的人之間的郵件。

三、引言(Introduction)

電郵的開頭應該要有引言的部分用於介紹自己或提及之前的聯繫,這有助於確定你的身份和背景。以下是一些常見的引言範例:

  • 我是XXX公司的銷售經理,我們之前在上週的會議上有過交流。
  • 我是來自XXX學校的學生,我對貴公司的實習機會非常感興趣。

四、正文(Body)

在電郵的正文部分,你應該要清楚明確地陳述你的意圖和訊息。使用簡潔的語言,避免冗長的句子和段落。以下是一些撰寫電郵正文的注意事項:

  • 確保內容結構清晰,使用段落進行分隔,以便閱讀和理解。
  • 使用禮貌的語氣,表達你的要求、詢問或提供幫助。
  • 提供所需的信息,如日期、時間、地點等。

五、結尾(Closing)

電郵的結尾應該選擇一個適當的結尾語,並簽名你的名字。以下是一些常見的結尾語:

  • 謝謝您的關注與配合。
  • 如果您有任何疑問,請隨時與我聯繫。
  • 期待您的回覆。

六、署名(Signature)

電郵的結尾應該包含你的聯繫信息,以便收件人可以與你進一步聯繫。以下是一些常見的署名範例:

XXX 公司

職位:XXX

電話:XXX

電子郵件:XXX

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範本示例

主題:培訓講座邀請

尊敬的XXX先生/女士,

我是ABC公司的市場部經理,我們之前在上週的行業展會上有過交流。我很高興通知您,我們將舉辦一場關於市場趨勢的培訓講座,特邀您參加。

該培訓講座將於下個月的X月X日上午10點在我們公司的會議室舉行。講座將由我們公司的高級市場策劃師,XXX先生/女士主講。該講座將涵蓋市場趨勢的最新發展,以及如何應對不斷變化的市場環境。

我們認為這場培訓對於您的職業發展非常有價值,並且能夠提供您在市場領域的專業知識。如果您有興趣參加,請回覆此郵件以確認您的出席。

非常感謝您的關注與配合。如果您有任何疑問,請隨時與我聯繫。

謝謝!

XXX

ABC公司

市場部經理

電話:12345678

電子郵件:abc678@mail.com

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以下還有其他常見的職場中文電郵範本,涵蓋不同場景和目的:

1. 面試邀請信

主題:面試邀請

尊敬的 [姓名]:

您好!我們收到了您的求職申請,並對您的經歷和技能感興趣。我們誠摯地邀請您參加我們公司的面試。

面試詳情如下:

日期:[日期]

時間:[時間]

地點:[地點]

請確認您是否能夠按照以上安排參加面試。如果您有任何問題或需要進一步的信息,請隨時與我們聯繫。

期待與您見面!

順祝商祺,

[你的名字]

[你的職位]

[你的公司名稱]


2. 感謝信

主題:感謝您的支持

尊敬的 [姓名]:

我希望透過這封電郵向您表達我對您的支持和合作的感謝。您在 [具體事項] 上的幫助對我們的團隊非常重要。

感謝您的[具體行動/建議/資源],這對於我們完成項目/達成目標/解決問題起到了關鍵作用。我們非常珍惜您在這個過程中的專業支持和貢獻。

如果您有任何需要我幫助的地方,請隨時告訴我。再次感謝您的幫助。

順祝商祺,

[你的名字]

[你的職位]

[你的公司名稱]


3. 延期申請的請求

主題:延期申請的請求

尊敬的 [姓名]:

我是 [你的名字],寫信是為了請求延期提交 [具體事項] 的申請。

由於[具體原因,例如:意外情況/技術問題/其他事務],我無法按照原定的截止日期完成申請。我希望能夠延長 [延期天數] 的時間,以便我有充足的時間完成並提交申請。

我將盡快完成並提交申請,並在延期期限前向您提供最新的進度更新。如果您需要任何進一步的信息或文件,請隨時與我聯繫。

非常感謝您對我的理解和支持。

順祝商祺,

[你的名字]

[你的職位]

[你的公司名稱]

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學習職場禮儀的同時,掌握中文電郵的寫作技巧可以有助你有效傳達信息,建立專業形象,並與同事、客戶和合作夥伴保持良好的溝通。希望本文提供的中文電郵格式範本能對你有所幫助。祝你在職場上繼續順利!

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