求職信的格式與結構

求職信的架構與一般書信大致相同。若以白話文書寫，多採用橫排書寫方式；文言文則多選擇直排。然求職信相對一般書信更講究格式，須遵循約定俗成的格式與用語，不宜隨意安排。然而，隨著時代的變遷，求職信的格式亦不斷演變，因此本文示例僅供參考，使用者應靈活應變。一般求職信的主要內容如下：

1. 稱謂：

稱呼對方的職位與姓名。如不清楚對方姓名，可寫出機構名稱及職稱，例如「XXX中學校長」。若連職稱都未知，可使用「執事先生」。稱謂後應加上冒號。

2. 敬詞：

在稱謂後可加上「鈞鑒」、「台鑒」、「大鑒」等敬詞，然後再加上冒號。

3. 標題：

簡明標明應徵的職位，例如「應徵XX科文憑/學位教席」。

4. 正文：

(1) 說明事由：

清楚說明應徵的職位以及何時、何地得知該空缺的消息。若為主動求職，非該機構主動招聘者，則此段可省略。同時，需簡要表達對該學校的認識，如稱讚校風或辦學宗旨。撰寫求職信前，宜充分了解該機構，例如其宗教背景、教學目標等，這對撰寫求職信至關重要。
此段易被忽略，卻是重要一環。若忘記寫此事由，求職信將顯得不完整。故在撰寫求職信時，記得首先闡述應徵的原因。
有些人可能會在求職信開始時聲稱與機構主管有關聯，然而此舉並不適宜。最佳作法是將這一點記於「諮詢人」欄內，用言辭客觀和溫和，例如：「有關本人的學歷、品格，可向諮詢人查詢」，避免讓人以為存在利益關係，免引起疑慮。例如，不宜寫：「本人與貴機構的XXX關係匪淺，在他的支持下，本人相信能……」。

(2) 陳述學歷：

由最高學歷開始，陳述主要學歷，特別是與該職位相關的學歷。常見情況是，最高學歷更引起僱主的關注，尤其若主修科目與職位匹配。例如，如應徵中文科學位教師，則應重點突出相關最高學歷。
之前，應先分析自身學歷，確認其與職位是否相符。這是基本前提。即便學歷與對方要求不完全吻合，亦可嘗試。舉例來說，某小學聘請兼任普通話科和體育科的教師，如主修體育科，副修科卻非普通話，亦可考慮應徵。可強調自己在體育科的表現，表示對普通話有基本認識，並願意進修以提升學歷，這樣的嘗試亦不失為一個選擇。人是活動的，學歷是累積的，僱主亦欣賞有進取心的人。

(3) 說明工作／實習經驗／課外活動：

工作經驗指過去工作累積的相關經驗。常見的情況是，僱主更願意見到相關的工作經驗。在求職信中，簡要介紹過去經驗，真實反映該經驗如何助於未來工作。切忌誇大工作經驗，以迎合未來僱主。
實習經驗指過去實習時積累的教學經驗。求職者在實習期間應記錄相關經驗，撰寫日誌或反思，特別是難忘或成功的經驗，可在求職信中參考。不少學校要求求職者除求職信外，需提交「教育理念」等文章，此時實習教學日誌將有助於求職。
課外活動指課堂學習以外的活動。現今，教師入職要求重視課外活動的能力。在求職信中，需有重點地列出參與或組織的課外活動，說明從中獲益並如何助於未來教學工作。

(4) 陳述獲獎項和成就：

可陳述校內外獲獎項和成就。需實事求是，不可誇大，且須與求職相關。舉例來說，若獲得中文文學創作獎，可強調語文和創作能力，並表示願意引導中文寫作課外活動。

(5) 個人優點：

如具有特別優點或專長，與申請工作相關，亦應在求職信中陳述。需實事求是，不可自誇，但也不應因擔心被認為自誇而忽略優點。求職信本質是自我介紹，若連個人優點也不清楚或不敢表達，將難以贏得對方信任。

(6) 承諾和期望：

總結前文，承諾勝任該職位並努力工作，請求對方考慮申請。

(7) 諮詢人：

通常需兩位，亦可為三位。需了解申請人的學術、品德和工作能力，例如學校老師或前雇主。必須取得諮詢人同意，方可在求職信中列明他們。

6. 自稱：

如果選擇直排書寫，可將「晚」或「申請人」字樣以較小的字體寫於署名右側。若選擇橫排書寫，則將自稱字樣寫於署名的左上角。若以電腦打字，則可另起一行寫自稱。

7. 簽署：

此處需要手寫全名，即使使用電腦打字也建議在此處改用手寫。