求職信的格式與結構

求職信

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By Michael Li
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求職信的架構與一般書信大致相同。若以白話文書寫,多採用橫排書寫方式;文言文則多選擇直排。然求職信相對一般書信更講究格式,須遵循約定俗成的格式與用語,不宜隨意安排。然而,隨著時代的變遷,求職信的格式亦不斷演變,因此本文示例僅供參考,使用者應靈活應變。一般求職信的主要內容如下:

1. 稱謂:

稱呼對方的職位與姓名。如不清楚對方姓名,可寫出機構名稱及職稱,例如「XXX中學校長」。若連職稱都未知,可使用「執事先生」。稱謂後應加上冒號。

2. 敬詞:

在稱謂後可加上「鈞鑒」、「台鑒」、「大鑒」等敬詞,然後再加上冒號。

3. 標題:

簡明標明應徵的職位,例如「應徵XX科文憑/學位教席」。

4. 正文:

(1) 說明事由:

  • 清楚說明應徵的職位以及何時、何地得知該空缺的消息。若為主動求職,非該機構主動招聘者,則此段可省略。同時,需簡要表達對該學校的認識,如稱讚校風或辦學宗旨。撰寫求職信前,宜充分了解該機構,例如其宗教背景、教學目標等,這對撰寫求職信至關重要。

  • 此段易被忽略,卻是重要一環。若忘記寫此事由,求職信將顯得不完整。故在撰寫求職信時,記得首先闡述應徵的原因。

  • 有些人可能會在求職信開始時聲稱與機構主管有關聯,然而此舉並不適宜。最佳作法是將這一點記於「諮詢人」欄內,用言辭客觀和溫和,例如:「有關本人的學歷、品格,可向諮詢人查詢」,避免讓人以為存在利益關係,免引起疑慮。例如,不宜寫:「本人與貴機構的XXX關係匪淺,在他的支持下,本人相信能……」。

(2) 陳述學歷:

  • 由最高學歷開始,陳述主要學歷,特別是與該職位相關的學歷。常見情況是,最高學歷更引起僱主的關注,尤其若主修科目與職位匹配。例如,如應徵中文科學位教師,則應重點突出相關最高學歷。

  • 之前,應先分析自身學歷,確認其與職位是否相符。這是基本前提。即便學歷與對方要求不完全吻合,亦可嘗試。舉例來說,某小學聘請兼任普通話科和體育科的教師,如主修體育科,副修科卻非普通話,亦可考慮應徵。可強調自己在體育科的表現,表示對普通話有基本認識,並願意進修以提升學歷,這樣的嘗試亦不失為一個選擇。人是活動的,學歷是累積的,僱主亦欣賞有進取心的人。

(3) 說明工作/實習經驗/課外活動:

  • 工作經驗指過去工作累積的相關經驗。常見的情況是,僱主更願意見到相關的工作經驗。在求職信中,簡要介紹過去經驗,真實反映該經驗如何助於未來工作。切忌誇大工作經驗,以迎合未來僱主。

  • 實習經驗指過去實習時積累的教學經驗。求職者在實習期間應記錄相關經驗,撰寫日誌或反思,特別是難忘或成功的經驗,可在求職信中參考。不少學校要求求職者除求職信外,需提交「教育理念」等文章,此時實習教學日誌將有助於求職。

  • 課外活動指課堂學習以外的活動。現今,教師入職要求重視課外活動的能力。在求職信中,需有重點地列出參與或組織的課外活動,說明從中獲益並如何助於未來教學工作。

(4) 陳述獲獎項和成就:

可陳述校內外獲獎項和成就。需實事求是,不可誇大,且須與求職相關。舉例來說,若獲得中文文學創作獎,可強調語文和創作能力,並表示願意引導中文寫作課外活動。

(5) 個人優點:

如具有特別優點或專長,與申請工作相關,亦應在求職信中陳述。需實事求是,不可自誇,但也不應因擔心被認為自誇而忽略優點。求職信本質是自我介紹,若連個人優點也不清楚或不敢表達,將難以贏得對方信任。

(6) 承諾和期望:

總結前文,承諾勝任該職位並努力工作,請求對方考慮申請。

(7) 諮詢人:

通常需兩位,亦可為三位。需了解申請人的學術、品德和工作能力,例如學校老師或前雇主。必須取得諮詢人同意,方可在求職信中列明他們。

6.  自稱:

如果選擇直排書寫,可將「晚」或「申請人」字樣以較小的字體寫於署名右側。若選擇橫排書寫,則將自稱字樣寫於署名的左上角。若以電腦打字,則可另起一行寫自稱。

7. 簽署:

此處需要手寫全名,即使使用電腦打字也建議在此處改用手寫。

8. 啟示語:

如「敬啟」、「謹啟」、「敬上」等。

9. 日期:

明確標示年、月、日,可在文末署名處或新行頭部。

10. 附件:

如中、英文履歷、英文求職信。除特別要求外,通常不需附上學歷證書等副本。

總之,求職信格式須遵循約定俗成,重點突出自己的專業能力和適合性。在撰寫過程中,仔細檢查,避免錯誤。求職信是引起注意的關鍵,若好好經營,不僅可能受邀面試,還能回顧過去的表現,更了解自己,有助於未來的事業規劃。

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