【辭職信貼士】寫辭職信時你要注意的格式和內容 附參考範本

辭職

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By Tina Chau
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Article Cover Image (TechJobAsia)

無論你基於甚麼原因離開現時的工作,寫一封專業的辭職信都有助於你維持與公司的和諧關係。辭職信需要簡要地說明你的離職意向,感謝雇主給予的寶貴工作經驗,並幫助新員工可以順利交接工作。

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辭職信的內容

你需要利用正面的態度和語氣寫一封專業的辭職信。以下是應在辭職信中包含的內容:

問候語

你可能需要將你的辭職信發送給直屬經理或HR代表,但有時你也可能會將信件寫給你的團隊、部門或整個組織。你需要使用商業信件的一般問候語,例如使用該人的姓氏、尊稱和職位等(「尊敬的陳經理」或「親愛的陳先生」)。

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離職聲明和日期

你的辭職信內容應清楚地表明你打算離職,以及未來的離職日期。如果你有標準的通知期亦應該提出來,但根據個別情況,你也可以即時離職或提供更長的通知期。你要提及你目前的職稱和公司名稱。此外,你還可以包括有關在離職前需要完成的任何事項,例如未完成的項目。

離職原因

雖然你應在辭職信中提供一個明確的原因來解釋你為何離職,但無需詳細談論個人細節。保持語氣正面和專業即可。

感謝

表達對公司的感激之情可以為你在組織中剩餘的時間保持和諧的關係,並確保在離職後維持良好的工作關係。

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協助交接的提議

你可能希望為雇主提供任何有助於順利交接給新進員工的幫助,你無需提及具體的行動,一個簡單的協助提議就足夠,這樣可以體現你的專業態度和關心。

祝福和再次感謝

最後可以在信件中表示祝福,並再次感謝公司的支持和合作。

聯繫方式

在信件的結尾,你應該以適當的方式簽名,例如「誠摯」、「敬上」等。然後,寫上你的名字,並在下方留出足夠的空間以簽名。你還可以包括你的個人聯繫方式,以便公司在你離職後有需要時更容易聯絡你。

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不應該在辭職信中包含的內容

你要避免過於詳細解釋為什麼你決定離開你的職位,要保持用專業的字眼和語氣,在辭職信中加入感謝之詞,更應該避免任何負面的評論,例如對工作、團隊等的評論。辭職信的目的是你以最好的條件離開你的職位,任何與此相悖的內容都不應該出現在信中。

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何時不需要辭職信?

有些公司可能不需要辭職信,你應該隨時與人力資源部門核實。然而,在指定的通知期內發送一封辭職信有助於你在離職後維持與雇主的良好關係,讓雇主有時間找其他替代人選。

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辭職信範例

以下是一些示例,分別展示了不同情況下的辭職信格式:

示例一:提供通知期的辭職信

陳經理

ABC有限公司

香港中環

尊敬的陳經理

我寫信通知您,我決定辭去我在ABC有限公司的職位,預計離職日期為2023年9月1日。我衷心感謝公司在過去的時間裡給予我的機會和支持。我在這裡學到了許多寶貴的技能和經驗。

我願意在離職前積極參與交接工作,確保新同事能夠順利接手我的工作。我希望公司未來能夠取得更大的成就。再次感謝您們的合作和支持。

[簽名]

張小明 謹啟

2023年8月15日

附件:工作交接文件


示例二:即時離職的辭職信

陳經理

ABC有限公司

香港中環

尊敬的陳經理

我寫信通知您,我即日起辭去我在ABC有限公司的職位。我感謝公司在過去的時間裡給予我的機會和支持,這段經驗對我來說非常寶貴。

儘管我將立即離開,我仍然願意提供必要的協助,以確保工作順利交接。我衷心祝願公司未來能夠取得更大的成功。

[簽名]

張小明 謹啟

2023年8月15日


示例三:感謝和祝福的辭職信

陳經理

ABC有限公司

香港中環

尊敬的陳經理

謝謝您花時間閱讀我的信。我希望告知您我已決定辭去我在ABC有限公司的職位。過去的時間裡,我學到了許多寶貴的技能和經驗,這些將會伴隨我走向未來的道路。

儘管我離開了公司,但我衷心祝願您和ABC有限公司未來能夠取得更大的成功。謝謝您在我職業生涯中的支持和合作。

[簽名]

張小明 謹啟

2023年8月15日

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By Tina Chau
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