【職場禮儀】辦公室禮儀你又知幾多?

職場禮儀

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By Tina Chau
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Article Cover Image (TechJobAsia)

遵守正確的辦公室禮儀有助於創造一個讓個人感到舒適、受到重視並能夠出色完成工作的環境。了解在專業環境中所期望的行為將有助於你尊重身邊的人。通過實踐,你還可以使禮貌的行為成為日常習慣。

辦公室禮儀是什麼?

辦公室禮儀是指你在工作場所應該遵守的習慣性行為準則。禮儀的規則界定了什麼樣的行為是適當的,以及應該避免哪些行為。當你在工作場所有良好的禮儀時,你就能夠創造一種人人互相尊重的環境。在同事彬彬有禮、周到和友善的環境中,同事更有可能投入並在其中產生更高生產力。

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良好工作場所禮儀的建議:

  • 有禮的問候
  • 進行交談
  • 留意他人
  • 將手機靜音
  • 專心聆聽
  • 考慮肢體語言
  • 準時
  • 適當著裝
  • 保持工作場所清潔
  • 在休息室或工作場所外用餐
  • 在指定的地方會面

有禮的問候

當你見到同事或顧客時,可以說「你好」,「早上好」或「下午好」,微笑並與對方眼神接觸。當你見到新人時,請握手並自我介紹。對已經認識的同事以姓名問候,這樣可以增加個人化的感覺。在工作場所向他人問候可以幫助你呈現友好的態度,使同事和顧客感到更加自在。

進行交談

在工作日內,你應該有很多與同事和顧客交談的機會。與辦公室內的同事開始交談,收集對最近事件或公司成就的想法和意見。或者你可以通過談論普遍話題,如當地目前的天氣和新聞,來與陌生人開始對話。

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留意他人

你在辦公室走動時,可以多留意周圍的人。當你通過門口時,留意你的肩膀,如果有人跟在你後面,就可以為他們打開門。如果有人走向電梯,就可以為他們保持打開電梯的門。如果你需要完成他人執行工作的任務,請儘可能快速和準確地完成它們。在與他人通信時,在適當的情況下使用「請」和「謝謝」。在與他人合作時保持警覺,可以展示你的團隊合作和協作能力。

將手機靜音

手機的通知聲音可能會分散注意力,特別是在與多個同事或客戶一起工作時。在工作場所或者開會時要將手機設置為靜音,以免以這些聲音打擾他人。如果你正在等待電話,可以設置為震動通知。

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專心聆聽

在交談中要專心聆聽對方,如果你不小心打斷了其他人,要記得為這個錯誤道歉。在參加會議時,將手機放在辦公桌上,並在一對一的對話中不要拿在手上。你的全神貫注表明你對討論感興趣,並希望聽到發言者的意見。

考慮肢體語言

為確保你的肢體語言與你的言辭相同的信息,你可以練習良好的非言語溝通。與他人交談時,眼神交流並在適當時點頭以示你在聆聽,微笑可以顯示你對話題的熱情和在意。

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準時

守時是工作場所禮儀的重要部分。通過按時參加會議、在截止日期之前完成任務以及按計劃的幾分鐘到達工作場所,表明你尊重和重視他人的時間和優先事項。在安排會議時,嘗試規劃一個結束後允許與會者及時參加下一個會議的內置時間段。

適當著裝

在工作場所通常會謹慎選擇服裝。即使在輕松的環境中,最好還是選擇簡單和舒適的服裝。會發出叮叮噹噹聲音的珠寶或濃烈的香水可能會分散同事的注意力。如果你不確定可接受的服裝規定,請查閱你的員工手冊或聯繫HR代表以獲取更多信息。

如果你要與客戶會面,請盡量根據場合著裝,選擇smart casual或business formal。你也可以選擇根據客戶所在公司的標準來穿著,如果你的客戶在一家金融公司工作,那麼你可以選擇穿著商業服裝。

保持工作場所清潔

工作場所是大家都應該共同保持清潔的環境。當你使用共用工具或物品時,請確保將其放回指定的區域,以便他人可以找到它們。擦拭任何髒污的表面,如桌子和柜台,以維護乾淨、有序的工作場所,乾淨的工作場所可以提高團隊的動力和生產力。

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在休息室或工作場所外用餐

在辦公桌上吃飯可能會對同事產生分散注意力的氣味。嘗試在指定的地點吃午餐,如休息室或自助餐廳。在可能的情況下,在工作場所外用餐通常是一個理想的選擇。除了減少團隊成員的干擾之外,離開辦公桌或工作場所吃午餐可以幫助你在返回工作時重新找回專注力。

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在指定的地方會面

如果你要與兩個或更多人會面,請安排一個會議室或使用一個私人辦公室進行討論。在你的工作空間主持會議可能會產生噪音,這可能會分散你團隊成員的注意力。在會議期間關上門以減少噪音。在會議和一對一的辦公室對話中使用低聲音,以便周圍的人仍然可以輕鬆專注。

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