隨著科技的進步和全球化的趨勢，以及疫情過後帶來的新常態，視像會議已成為商業溝通的常見方式。無論是跨國企業、遠距工作的團隊，還是個人與客戶之間的溝通，視像會議都成為了一種高效便利的選擇。然而，在這種溝通方式中，我們仍然有必須要遵守的視像會議禮儀，以確保溝通的順利進行，並維持良好的職業形象。
前期準備
我們應該注意視像會議的準備工作。提前確定會議時間、主題和參與人員，並將相關資料和文件提前發送給參與者，以便他們有足夠的時間準備，亦要確保你的視像設備（如攝像頭、麥克風和網路連接）正常運作，以避免會議開始時出現技術故障。
保持專業形象
在進行視像會議時，我們應該選擇一個適當的會議場所，確保背景整潔有序，避免讓不必要的物品出現在鏡頭範圍內。當我們要開鏡頭與對方當面交談，要穿著得體及避免過於休閒或不適當的服裝；保持良好的姿勢，坐直並保持眼神交流，以顯示出你的專注和參與。
溝通技巧
在視像會議中溝通的方式和技巧很重要。我們要注意語速和語調，確保清晰明了地表達自己的觀點，避免講話過快或不清楚，以免造成誤解。要給予對方足夠的時間發言，避免打斷或中斷他人。使用有禮貌的語言和措辭，避免使用冒犯性的詞語或不恰當的幽默。如果需要使用翻譯或口譯服務，確保翻譯者能夠準確傳達信息。
專心聆聽
開會時的有效的聆聽也是十分重要的。不僅要聽取他人的觀點和意見，還要表達出你的專注和興趣。適時地提問和回應，確保你理解了對方的意思。同時要避免分心或進行其他不相干的活動，例如查看手機或處理文件，展現出你對會議的重視和尊重。
開會時的行為禮儀
除了溝通技巧，我們還應該注意視像會議中的行為禮儀。不要在會議中進行多任務處理，如吃東西、喝飲料或進行私人活動。關閉其他應用程序和通知，以避免發出奇怪聲響導致其他人分心和干擾他人。如果你不需要發言或參與當前的討論，可以將麥克風靜音，以減少背景噪音的干擾。你也可以在表達意見和觀點時適當使用手勢和表情，但不要過度誇張或分散注意力。
會議的總結與後續
在該場視像會議結束後，我們應該注意禮貌和專業的告別。對於會議的結果和下一步行動，要做出總結和確認。感謝參與者的時間和貢獻，表達對他們的尊重和欣賞，並及時關閉視像軟件，以示結束會議。
尊重不同文化
除了這些基本的視像會議禮儀，還有一些其他值得注意的事項。如果參與者是來自不同國家，我們要適應不同的文化和背景。在跨國視像會議中，他們可能有不同的價值觀和溝通風格，緊記要尊重和包容這些差異，適應不同的溝通方式和期望。
保障隱私
我們必須保護隱私和資料安全，開會討論的內容屬於公司財產，我們要確保會議的內容和討論是保密的，不要將會議錄製或分享給未經授權的人。在使用視像軟件和平台時，要注意安全性和隱私政策，選擇可信的供應商和工具，避免被他人竊聽或竊取資料。
