你知道幾多視像會議要遵守的禮儀?

職場禮儀

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By Tina Chau
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Article Cover Image (TechJobAsia)

隨著科技的進步和全球化的趨勢,以及疫情過後帶來的新常態,視像會議已成為商業溝通的常見方式。無論是跨國企業、遠距工作的團隊,還是個人與客戶之間的溝通,視像會議都成為了一種高效便利的選擇。然而,在這種溝通方式中,我們仍然有必須要遵守的視像會議禮儀,以確保溝通的順利進行,並維持良好的職業形象。

前期準備

我們應該注意視像會議的準備工作。提前確定會議時間、主題和參與人員,並將相關資料和文件提前發送給參與者,以便他們有足夠的時間準備,亦要確保你的視像設備(如攝像頭、麥克風和網路連接)正常運作,以避免會議開始時出現技術故障。

保持專業形象

在進行視像會議時,我們應該選擇一個適當的會議場所,確保背景整潔有序,避免讓不必要的物品出現在鏡頭範圍內。當我們要開鏡頭與對方當面交談,要穿著得體及避免過於休閒或不適當的服裝;保持良好的姿勢,坐直並保持眼神交流,以顯示出你的專注和參與。

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溝通技巧

在視像會議中溝通的方式和技巧很重要。我們要注意語速和語調,確保清晰明了地表達自己的觀點,避免講話過快或不清楚,以免造成誤解。要給予對方足夠的時間發言,避免打斷或中斷他人。使用有禮貌的語言和措辭,避免使用冒犯性的詞語或不恰當的幽默。如果需要使用翻譯或口譯服務,確保翻譯者能夠準確傳達信息。

專心聆聽

開會時的有效的聆聽也是十分重要的。不僅要聽取他人的觀點和意見,還要表達出你的專注和興趣。適時地提問和回應,確保你理解了對方的意思。同時要避免分心或進行其他不相干的活動,例如查看手機或處理文件,展現出你對會議的重視和尊重。

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開會時的行為禮儀

除了溝通技巧,我們還應該注意視像會議中的行為禮儀。不要在會議中進行多任務處理,如吃東西、喝飲料或進行私人活動。關閉其他應用程序和通知,以避免發出奇怪聲響導致其他人分心和干擾他人。如果你不需要發言或參與當前的討論,可以將麥克風靜音,以減少背景噪音的干擾。你也可以在表達意見和觀點時適當使用手勢和表情,但不要過度誇張或分散注意力。

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會議的總結與後續

在該場視像會議結束後,我們應該注意禮貌和專業的告別。對於會議的結果和下一步行動,要做出總結和確認。感謝參與者的時間和貢獻,表達對他們的尊重和欣賞,並及時關閉視像軟件,以示結束會議。

尊重不同文化

除了這些基本的視像會議禮儀,還有一些其他值得注意的事項。如果參與者是來自不同國家,我們要適應不同的文化和背景。在跨國視像會議中,他們可能有不同的價值觀和溝通風格,緊記要尊重和包容這些差異,適應不同的溝通方式和期望。

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保障隱私

我們必須保護隱私和資料安全,開會討論的內容屬於公司財產,我們要確保會議的內容和討論是保密的,不要將會議錄製或分享給未經授權的人。在使用視像軟件和平台時,要注意安全性和隱私政策,選擇可信的供應商和工具,避免被他人竊聽或竊取資料。

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