踏入新環境 你要知的10條辦公室不明文禮儀守則

職場禮儀

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By Tina Chau
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Article Cover Image (TechJobAsia)

初入新辦公室的第一日,如果你發現其規模、員工工作的常態以及工作節奏與你以前的工作完全不同,不要太緊張,記得你要時刻保持你的專業形象,但同時你都要學識如何適應這個新環境。每個辦公室都有自己的特點,關於成為優秀員工的要求也各有不同,但就算轉工後一些普遍的辦公室禮儀規則都不會差太遠的。

辦公室禮儀是什麼?為什麼很重要?

辦公室禮儀是一套不明文規則,要求員工保持專業和禮貌的行為。雖然辦公室禮儀因公司而異,但通常尊重辦公室禮儀可以令員工與同事和客戶建立良好的關係,有助事業的晉升。

當談到禮儀時,首次印象很重要,因為不理想的印象很容易被人記住,可能會妨礙你與同事和上司建立關係。越快建立良好的關係可以越快令你融入工作環境並在上司心目中留下深刻印象。有著良好禮儀的人也表明他們對工作表現非常認真,可以讓他們更容易得到晉升。

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10條辦公室禮儀規則

準時到達

沒有人想讓你覺得你的時間比別人的時間更寶貴。無論是到辦公室、拜訪客戶還是項目的截止期限,準時表示你對工作的認真態度,並尊重其他人的時間。如果你錯過了期限,整個團隊都會受到影響,可能需要為你的失誤負責。客戶期望高質量的服務,如果你遲到,客戶可能會質疑你是否重視他們的時間。如果無可奈何地遲到了,應該禮貌地通知對方並告知他們你的時間安排。

不要太八卦

因工作而感到好大壓力是很自然的,但要謹慎分享八卦的範圍。你如何對待人反映了你的品格,如果你對同事發表負面評論,人們可能會將你與負面情感聯繫在一起。此外,如果同事聽到你在說同事的壞話,他們可能不太願意信任你,擔心你也會對他們做同樣的事情。

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保持整潔

你也不希望被視為一個不清理自己物品的人吧?如果你在公共區域留下咖啡杯、紙張或零食等垃圾,雖然可能有人幫你清理,但這不但浪費時間,也會減少對方對你的耐心,所以保持你的辦公桌或工作區整潔和有序反映了你的專業形象。

了解新工作環境

重要的是觀察和了解你的工作環境,以便知道什麼是適當的。例如,初創企業有較為輕鬆的服裝規定,但如果你在企業部門工作,你可能需要更專業的着裝。根據哥倫比亞大學職業教育中心的說法,如果你在一家較大的組織工作,你可以接觸HR部門和內部培訓。對於較小的公司,你可以從觀察他人和提問中學習。隨着時間的推移,你會了解公司的價值觀和政策,但為了適應公司,研究和觀察都是很好的練習。

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留意別人的工作方式

不同的人有不同的工作風格,所以在辦公室工作時要謹慎,有些人可能會邊聽音樂邊工作,但其他人可能希望保持安靜。如果你想聽音樂時,最好戴上耳機,或者如果允許的話,找一個小隔間或辦公室單間。

專注與耐心

當我們正在核對待辦事項,擔心如何完成任務時,同時又與同事或客戶交談,希望他們講得快一點,這樣我們就可以繼續進行下一個任務。然而,人們可以察覺出你是否在專心聆聽。與他人交談時,要全神貫注,保持良好的眼神接觸,並提出好奇的跟進問題,這樣人們就知道你很專注,也是一個值得合作同伴。

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自我介紹

如果你是新來的,或者即使你已經在一個工作中很長時間,總有更多的人需要認識。與其在一群人中尷尬地站著,不知道對方是誰,不如在有機會的時候簡單做個自我介紹,人與人之間相處是需要禮貌的,這樣做會讓人感到受到尊重。

禮貌和專業的溝通

對於電話、電子郵件和面對面會議,保持專業是很重要的。在發送電子郵件時,要記住沒有語氣或奇怪emoji的內容,郵件應該簡短但友好。

開會時放底手機

在開會時,不建議發短信或瀏覽網頁,這會讓人認為你沒有專心,如果在客戶面前會給你的公司帶來負面印象。所以記得開會時最好關掉手機或將其調成靜音。

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管理者對辦公室禮儀的影響

職場禮儀是自上而下體現出來的。作為一名經理,你要為你的團隊表現一個良好示範。如果管理者準時到達,對待他人有禮,在團隊中設立了標準,其他人也會跟從,從而促進了辦公室文化。讓員工了解職場禮儀的一種簡單方法是將規則納入工作手冊,或要求HR將禮儀納入新員工培訓的演示文稿或手冊中也是一個好辦法。管理者還可以促使同事之間相互尊重,平等對待員工。如果有爭議,重要的是要傾聽雙方的觀點,不偏袒某些員工。管理者可以提醒員工專業態度是被期望的,並且如果需要指導,可以諮詢人力資源部門。

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儘管我們不總是有意識地思考禮儀,但有些禮儀可以顯示你是一個出色的員工。良好的商業禮儀可以加速你的職業生涯,並創造更舒適的工作環境。

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