如何撰寫行政助理求職信?附示例

求職信

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By Michael Li
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Article Cover Image (TechJobAsia)

行政助理通過安排會議、與客戶和同事溝通、創建時間管理系統和準備材料,為行政專業人員提供支持。在申請新職位時,行政助理可以通過準備有效的申請材料來展示自己的技能和能力。如果您正在申請助理職位,了解更多有關如何撰寫求職信的信息可能會有所幫助。在本文中,我們將解釋如何撰寫行政助理求職信,描述這些專業人員的工作,詳細說明求職信中應包含的內容,並提供模板和示例。

如何寫行政助理求職信

當您申請空缺行政助理職位時,您需要準備表明您的身份和資格的申請材料。通過撰寫有效的行政助理求職信,您可以鼓勵招聘團隊向您提供該職位。您可以按照以下步驟撰寫行政助理求職信:

1. 格式化求職信文檔

撰寫有效的行政助理求職信的第一步是選擇文字處理器並格式化您的文檔。雖然您可以手寫求職信,但通常最好使用計算機,因為它可以生成更統一、更清晰的文字。要格式化文檔,請使用專業字體,例如 Times New Roman 或 Georgia,並選擇字體大小 11 或 12。您可以將每邊邊距設置為 1 英寸,並避免包含圖像或其他風格的裝飾。

如果您不想自己設置文檔格式,許多文字處理程序都有模板文件,您可以從中選擇最適合您的模板。如果您的求職信包含顏色或某些字體等美學品質,最好確保您的其他申請材料使用相同的組件以獲得統一的外觀。

2. 包含您當前的聯繫信息

包含您當前的聯繫信息非常重要,因為招聘團隊可以使用此信息與您聯繫並安排面試。相關信息包括您的全名、位置、電話號碼和專業電子郵件地址。專業電子郵件地址通常是您名字和姓氏的某種組合。如果您沒有專業的電子郵件地址,請考慮在提交申請材料之前註冊一個。

3.寫下你的介紹性段落

求職信的介紹性段落包括有關您是誰以及您為何寫作的信息。指定您要申請的職位和公司,並解釋您為何有興趣在那里工作。您還可以使用介紹性段落來突出顯示您最相關的技能和資格,因為這是招聘經理可能首先閱讀的求職信部分。您可以包括您的經驗水平以及您認為可以為組織貢獻的價值。

4. 突出你的相關技能和特質

在求職信的正文中,您可以強調您最相關和最令人印象深刻的技能、特質和成就。在解釋您的技能時,最好提供準確的數字來顯示您為團隊貢獻的價值。這使得招聘經理能夠了解您的成就並直觀地了解您如何改進公司內的工作流程。

例如,您可能會寫道,通過組織和創新,我實施了新的物理文檔歸檔系統,將搜索時間減少了 31%,歸檔時間減少了 12%,並提高了整體效率。

5. 創建有效的結束段落

最後一段是求職信的最後一部分,因此,這是感謝招聘經理抽出時間的好機會。最佳做法是在信函的這一部分中包含號召性用語,鼓勵讀者與您聯繫以獲取更多信息或安排採訪。你可以在這一段中表達你的感激和興奮,表達你對工作的熱情以及對公司和職位的承諾。

6. 提交前進行徹底的編輯和校對

在郵寄或提交申請材料之前,請安排時間編輯和校對您的求職信。仔細檢查這封信,確定是否有任何地方可以通過更改某些措辭來加強您的語言。請您的同事和朋友通過使用更有影響力的詞語和完善您的陳述來幫助您改進求職信。校對時,考慮大聲朗讀這封信,以找出並糾正小錯誤。您還可以考慮使用專注於查找和修復拼寫和語法錯誤的在線應用程序。

行政助理做什麼的?

行政助理的工作可能會根據他們工作的公司而有所不同。如果您有執行管理任務的經驗,您可以將相關職責作為簡歷或求職信的一部分。這些是行政助理可能履行的一些常見職責:

**管理溝通:**行政助理可以代表公司接聽電話、接收消息、接收傳真以及給客戶或同事打電話。管理溝通是助理工作的重要組成部分,要求他們有條理、善於表達。

**創建日程安排和會議:**助理工作的另一個方面是通過安排會議、更新日程安排和處理傳入的通信來協助管理員進行時間管理。他們可以通過管理次要任務來提供生產力和效率支持,以便管理員可以專注於更複雜的職責。

**準備行政材料:**助理還可以準備議程、信件和信息文件等材料,供管理員在會議期間或完成工作時使用。

**維護數據存儲和歸檔:**數據存儲可能意味著為重要文檔創建和管理有組織的歸檔系統,包括通過數據庫和雲文檔存儲實現數字存儲系統。

行政助理職位求職信模板

要使用模板,請在括號字段中輸入您的具體信息和資格。使用模板可以幫助您創建求職信草稿,然後再對其進行完善並與工作申請一起提交。這是一個求職信模板,您可以使用它來創建自己的求職信模板:

[日期]

[您的姓名] [您的位置] [您的電話號碼] [專業電子郵件地址]

[收件人姓名] [收件人職務] [公司名稱] [公司地址]

親愛的[收件人姓名或職務] ,

我的名字是[你的名字] ,我寫信是為了表達我對[公司名稱]行政助理職位的興趣。我相信我在[技能和資格]方面的能力使我成為該職位的理想候選人。作為一名在提供行政支持和[專業知識]方面擁有[多年經驗]的行政專業人士,我相信我可以為[公司名稱]貢獻價值並提高行政經驗。

在我目前擔任[當前雇主]的[當前角色]的角色中,我通過我在[相關技能]和[相關能力]方面的能力可靠地提供支持。對於我目前的職責,我是[工作職責] 、[職責]和[任務] ,目的是為了提高管理員的效率。我在[技術技能]和[技術技能]方面具有很強的技術能力。我相信這些技能和資格使我成為這份工作的優秀候選人。

我很感謝您的時間和考慮。如果您有進一步疑問或需要有關我的能力的其他信息,請隨時通過[您的電話號碼]或[專業電子郵件地址]與我聯繫。我熱切期待很快收到您的回复。

問候,

[你的名字]

行政助理求職信示例

您可以使用此示例信件作為創建和完善自己的信件的靈感:

陳大文

6123 4567

Manchan@email.com

2023年8月21日

何水
招聘經理
香港亞匯富金融集團

親愛的何水,

我是陳大文,我寫這封信是為了表達我對亞匯富金融集團行政助理職位的興趣。我相信我在時間管理和文件組織方面的能力使我成為該職位的理想候選人。作為一名在提供行政支持和優化行政時間方面擁有五年經驗的行政專業人士,我相信我可以為亞匯富金融集團貢獻價值並改善行政體驗。

目前,我在聯眾股權公司擔任行政助理,通過我的溝通和解決問題的能力,我能夠可靠地提供支持。在擔任行政助理的第一年,我實施了新的電子郵件系統,將效率提高了 43%。在我目前的職責中,我負責處理傳入的通信、進行公司研究並準備演示材料,以提高管理人員的效率。我在文字處理程序和電子表格方面具有很強的技術能力。我相信這些技能和資格使我成為這份工作的優秀候選人。

我很感謝您的時間和考慮。如果您有進一步疑問或需要有關我的能力的其他信息,請隨時致電 6123 4567 或 Manchan@email.com 與我聯繫。我熱切期待很快收到您的回复。

問候,

陳大文

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